Menu
Komunikacja z klientami jest dla nas priorytetem, dlatego stawiamy na intuicyjne w obsłudze narzędzia do kontaktu.
W zakresie obsługi księgowej i administracyjnej rekomendujemy użycie aplikacji E – KARTOTEKA. Jest to nowoczesny portal z dostępem online o każdej porze i z każdego miejsca na świecie, który dedykowany jest właścicielom lokali we wspólnocie. Uwierzytelniony właściciel ma możliwość sprawdzenia stanu liczników, rozliczeń za media, wysokości swoich opłat, dokonanych wpłat, a także głosowania nad treścią podejmowanych uchwał.
W zakresie obsługi technicznej rekomendujemy użycie aplikacji FixMate Reporter. Jest to oparte na chmurze rozwiązanie do zarządzania zgłoszeniami serwisowymi. Dostęp można uzyskać z każdego urządzenia, gdziekolwiek jest połączenie z internetem. Dzięki tej aplikacji właściciele mają możliwość dokonywania zgłoszeń wszelkiego typu awarii, usterek czy nieprawidłowości występujących na częściach wspólnych nieruchomości. Wystarczy wypełnić formularz, bądź zeskanować QR kod. Właściciel ma podgląd na status każdego zgłoszenia i zawsze wie, kto za nie odpowiada.
Zapewniamy najwyższą i bezkonkurencyjną jakość usług zarządzania nieruchomościami.
Oferujemy kompleksową i na najwyższym poziomie obsługę Wspólnot Mieszkaniowych – administracyjną, księgową, windykacyjną, prawną i techniczną.
• Przejęcie nieruchomości wraz z dokumentacją administracyjną, księgową i techniczną;
• Kompleksowa organizacja i prowadzenie zebrań Wspólnoty, przygotowanie i dystrybucja materiałów informacyjnych na zebrania Wspólnoty, przygotowywanie uchwał oraz innych niezbędnych dokumentów;
• Elektroniczny moduł do głosowania uchwał poprzez dostęp do panelu klienta (e-kartoteka);
• Kontakty z organami administracji publicznej i samorządowej;
• Aktualizacja danych w US i GUS;
• Prowadzenie wykazu właścicieli lokali, danych adresowych oraz wielkości przysługujących im udziałów w nieruchomości wspólnej oraz ich aktualizacja;
• Prowadzenie korespondencji z członkami wspólnoty oraz kontrahentami;
• Regularne spotkania koordynacyjne z Zarządem Wspólnoty;
• Doradztwo w podpisywaniu i rozwiązywaniu umów z usługodawcami świadczącymi usługi na terenie nieruchomości, w tym zbieranie i porównywanie ofert, ustalanie zakresu zlecenia, nadzór nad wykonywaniem usługi, przygotowanie projektów umów;
• Prowadzenie negocjacji w imieniu Zleceniodawcy oraz przedkładanie Zleceniodawcy wniosków o zawieranie nowych umów o dostawy mediów, roboty budowlane, inne.
• Kontrola i nadzór nad zapewnieniem dla nieruchomości dostaw mediów: energii elektrycznej, centralnego ogrzewania, wody oraz wywozu śmieci;
• Wyszukiwanie ofert i źródeł finansowania zewnętrznego – kredyty bankowe, premie z BGK i dotacje w ramach programów operacyjnych z Unii Europejskiej.
• Organizacja ubezpieczenia nieruchomości wspólnej oraz dbanie o ciągłość polis ubezpieczeniowych;
• Wielokanałowa komunikacja z właścicielami lokali – poprzez sms, email bądź doręczenie do skrzynek pocztowych;
• Archiwizacja dokumentów Wspólnoty;
• Prowadzenie książki obiektu budowlanego zgodnie z przepisami prawa budowlanego;
• Przechowywanie dokumentacji technicznej nieruchomości oraz jej bieżące uzupełnianie;
• Prowadzenie dokumentacji związanej z usuwaniem usterek gwarancyjnych w tym w szczególności: samodzielne zgłaszanie usterek części wspólnych, prowadzenie wykazu zgłoszonych usterek wraz ze statusem ich realizacji, przygotowanie raportów z wejścia na usuwanie usterek, przygotowanie protokołów usunięcia usterek;
• Doradztwo i pomoc w zakresie egzekwowania usterek części wspólnych nieruchomości od dewelopera, wykonawców prac remontowych, itp.
• Organizacja zlecania przez Zarząd Wspólnoty w odpowiednich terminach przeglądów nieruchomości zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa;
• Organizowanie innych przeglądów, kontroli oraz czynności serwisowych nieruchomości i zainstalowanych w niej urządzeń stanowiących części wspólne, wymaganych przepisami prawa, zawartymi umowami oraz koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa nieruchomości;
• Nadzór nad usuwaniem awarii instalacji i urządzeń zainstalowanych na nieruchomości wspólnej, zabezpieczenie nieruchomości w trakcie awarii oraz usuwanie ich skutków;
• Organizacja wykonania prac remontowo – modernizacyjnych w tym doradztwo, zbieranie ofert, sporządzanie projektów umów oraz nadzorowanie realizacji umów;
• Bieżące rejestrowanie wszystkich zdarzeń w aplikacji FixMate, co pomaga kontrolować stan techniczny nieruchomości;
• Całodobowa obsługa pogotowia technicznego
• Przygotowywanie dokumentów związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Wspólnoty Mieszkaniowej,
• Nadzór nad prawidłowością umów zawieranych w imieniu Wspólnoty Mieszkaniowej;
• Nadzór nad prawidłowością szczególnych uchwał podejmowanych przez właścicieli lokali;
• Opracowania polityki Wspólnoty w zakresie ochrony danych osobowych (RODO);
• Koordynacja współpracy z kancelarią prawą w zakresie prowadzenia spraw sądowych Wspólnoty, w tym dostarczenie materiałów do kancelarii, monitorowanie statusu postępowań, analiza opinii prawnych / wyroków sądowych, rekomendacja dla Zarządu w zakresie dalszych działań itd.
• Reprezentowanie Wspólnoty w negocjacjach z wykonawcami / usługodawcami, przygotowywanie lub weryfikacja umów, których stroną jest
Wspólnota pod kątem zabezpieczenia interesów Wspólnoty.
• Prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej oraz ewidencji zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uchwałami Wspólnoty;
• Prowadzenie księgowości Wspólnoty za pomocą informatycznego systemu księgowego z uwzględnieniem jego współpracy z bankiem prowadzącym konta Wspólnoty za pomocą systemu indywidualnych rachunków bankowych;
• Przygotowywanie projektów planów gospodarczych w każdym kolejnym roku;
• Przygotowywanie projektów planów wydatków z funduszu remontowego;
• Przygotowanie sprawozdań finansowych;
• Sporządzanie oraz wysyłanie do właścicieli lokali informacji o wysokości opłat;
• Rozliczenie mediów (CO, CW, ZW) według spisanych stanów liczników;
• Prowadzenie ewidencji podatkowej oraz nadzór nad regulowaniem przez Wspólnotę podatków i innych opłat publicznoprawnych;
• Sporządzanie deklaracji podatkowych;
• Wystawienie faktur w imieniu Wspólnoty;
• Przygotowywanie płatności do akceptacji Zarządu oraz nadzór nad terminowym realizowaniem zobowiązań Wspólnoty;
• Udzielanie informacji o stanie rozliczeń właścicielom lokali oraz wydawanie zaświadczeń właścicielom w tym zakresie;
• Efektywne zarządzanie nadwyżkami finansowymi;
• Monitorowanie stanu zadłużenia członków wspólnoty i kontrahentów oraz podejmowanie działań związanych z prowadzeniem windykacji pozasądowej (informowanie dłużników o istniejącym zadłużeniu, wysyłanie wezwań do zapłaty, przygotowywanie ugód);
• Nadzór nad windykacją sądową i komorniczą w tym współpraca z podmiotami realizującymi tą windykację.
Właścicielom obsługiwanych przez nas nieruchomości oferujemy usługę dodatkową polegającą na zarządzaniu najmem (indywidualnym lokalem mieszkalnym bądź użytkowym).
Każdy właściciel, który będzie chciał skorzystać z naszej usługi zarządzania najmem otrzyma od nas rabat na cały okres trwania umowy.
Jesteś właścicielem takiego lokalu? Lokal stoi pusty i jest niewykorzystany przynosząc comiesięczne straty? Nie wiesz jak znaleźć uczciwego najemcy? Boisz się zaufać oddając go w nieznane ręce?
Skontaktuj się z nami. Porozmawiamy i znajdziemy wspólnie rozwiązania.
